El certificado de empresa es el documento con el que tu empresa le cuenta al SEPE que has dejado de trabajar, por qué motivo y cuánto has cotizado. Sin ese dato, el SEPE no puede calcular bien lo que te toca: te reconoce la prestación por la duración y la cuantía mínimas, como anticipo, hasta que llegue. Es la primera pieza de todo el papeleo del paro y de las ayudas por desempleo. Desde 2010 ya no tienes que llevarlo tú: la empresa tiene que enviarlo por internet, una obligación que arrancó el 1 de julio de ese año para las empresas de 10 o más trabajadores y que se fue extendiendo después al resto. El problema es que, si no lo manda, el reloj corre igual y tu prestación se retrasa. Aquí te explicamos qué contiene, cómo comprobar que ha llegado, qué plazos reales existen y qué puedes hacer si tu empresa no cumple. Y de paso, cómo se traducen esas cifras en lo que vas a cobrar de paro.

Qué es el certificado de empresa y para qué sirve

El certificado de empresa es una comunicación oficial que tu empresa dirige al Servicio Público de Empleo Estatal cuando tu relación laboral termina, se suspende o se reduce. No es un favor ni un trámite interno: es una obligación legal. La normativa de la Seguridad Social exige a las empresas dar toda la documentación necesaria para que te reconozcan la prestación, y entregarte a ti el certificado.

Su función es doble. Por un lado acredita la situación legal de desempleo, es decir, demuestra que te has quedado sin trabajo por una causa que da derecho a cobrar. Por otro, aporta las bases de cotización con las que el SEPE calcula tu prestación. De ahí que el certificado condicione dos cosas a la vez: si tienes derecho al paro y cuánto vas a cobrar. Si quieres entender de dónde sale ese importe, te ayudará repasar antes qué es la base de cotización y cómo funciona la prestación por desempleo en su conjunto.

Ojo con una confusión muy extendida: hay dos certificados de empresa distintos. El del SEPE, que es el que se usa para el paro y del que habla la mayor parte de este artículo, y el de la Seguridad Social, que se presenta ante el INSS para bajas médicas o permisos por nacimiento. Son formularios diferentes, van por canales diferentes y no sirven el uno para el otro. Más abajo te explicamos en qué se diferencian.

Quién lo hace y en qué plazo tiene que enviarlo la empresa

Lo hace siempre la empresa, nunca tú. Y lo hace de forma obligatoriamente telemática, a través de Certific@2, la aplicación del SEPE que es hoy el único sistema válido para enviar estos datos por internet. Esta obligación alcanza a cualquier empresa, entidad o autónomo con trabajadores y con cuenta de cotización asignada.

Los dos plazos que casi nadie distingue

Aquí está el punto donde más se equivoca la gente, incluso los propios departamentos de personal. Hay dos plazos y no dicen lo mismo: la regla general da diez días para comunicar los datos por Certific@2, pero ese plazo se adelanta en cuanto tú entras en juego. Conviene tenerlos claros porque marcan cuándo puedes empezar a reclamar.

Dicho de otro modo: si el día que firmas el finiquito le dices a tu empresa que vas a solicitar la prestación, ese mismo día debería salir el certificado hacia el SEPE. Es el criterio que aplica el propio organismo. Este matiz importa tanto en un despido como en un fin de contrato, y también cuando la salida es tuya: en la práctica la empresa comunica igualmente el cese por baja voluntaria, aunque esa causa no dé derecho al paro.

Qué datos lleva el certificado de empresa

El contenido no lo improvisa la empresa: está fijado de antemano, casilla por casilla. Merece la pena que lo revises con calma, porque un error en cualquiera de estas casillas se traduce en euros de menos o en semanas de retraso. Léelo con el mismo detalle que tu nómina o el finiquito.

Por qué los 180 días deciden lo que cobras

Esos 180 días no son un capricho administrativo: son exactamente el periodo que se usa para calcular la base reguladora de tu prestación. Se cuentan hacia atrás desde la fecha del cese. Si esas bases van mal, tu prestación irá mal, y ahí es donde entran en juego los topes máximos y mínimos del paro.

Hay una casilla especialmente traicionera: la de las vacaciones retribuidas y no disfrutadas. La normativa dice que, si te vas sin haber disfrutado las vacaciones que te correspondían, tu situación legal de desempleo no nace hasta que pasa ese periodo. Por eso, comprueba que ese dato figura correctamente: si la casilla va vacía, el cálculo se hará como si no tuvieras ningún día de vacaciones pendiente.

Cómo consultar y descargar tu certificado de empresa en el SEPE

Como el envío es electrónico y silencioso, la única forma de saber si tu empresa ha cumplido es mirarlo tú. El SEPE tiene un servicio específico, Consultar certificados de empresa, dentro del apartado Consultas de su sede electrónica, que te permite ver los certificados recibidos y descargar una copia con código seguro de verificación.

Para entrar necesitas identificarte con certificado digital, DNI electrónico o el usuario y contraseña de Cl@ve Permanente. Ojo con un detalle que despista: en esta consulta concreta no vale Cl@ve PIN, aunque sí sirva para consultar tu prestación en la pantalla de al lado. La sede menciona además los datos de contraste, tus propios datos personales y bancarios. Puedes acceder al servicio en la servicio de consultas de la sede del SEPE.

Qué revisar en cuanto lo tengas delante

Una vez dentro, comprueba tres cosas: que aparece el certificado con la fecha de baja correcta, que la causa del cese es la real y que las bases de los 180 días se parecen a lo que has estado cobrando. Si algo no cuadra, es mucho más fácil corregirlo antes de solicitar la prestación que después. En la misma sede puedes seguir luego el estado del expediente y ver tus pagos, tal y como explicamos en la guía para consultar tu prestación del SEPE.

Si prefieres hacerlo en persona o no consigues identificarte por internet, la vía alternativa es acudir a tu oficina de prestaciones. Necesitarás cita previa en el SEPE, que se pide por internet o por teléfono: resérvala cuanto antes, porque en los meses de más demanda vuelan.

Qué hacer si la empresa no envía el certificado de empresa

Es el escenario que más angustia genera, y conviene decirlo claro desde el principio: puedes solicitar la prestación igualmente. El SEPE lo prevé de forma expresa. En la oficina te facilitan un impreso llamado Declaración de carencia de documentación que presentas junto a tu solicitud, y a partir de ahí es el organismo quien se encarga de reclamar.

El procedimiento habitual es este:

• Presentas la solicitud dentro de plazo, con la declaración de carencia de documentación.
• El SEPE realiza un requerimiento directo al empresario para que remita el certificado.
• Si la empresa ha desaparecido, el organismo intenta localizarla por su cuenta o a través de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Si hay fuerza mayor, puedes acreditar la situación legal de desempleo por cualquier otro medio de prueba admitido en derecho.

Guarda mientras tanto todo lo que tengas: contrato, últimas nóminas, carta de despido, finiquito y burofax si lo enviaste. Si el motivo de la salida está en discusión, te interesa saber cómo funciona un despido improcedente y qué margen tienes para reclamar. Y si la empresa no te paga lo que te debe porque es insolvente o ha cerrado, el organismo al que hay que acudir es el FOGASA.

Denunciar a la empresa ante la Inspección de Trabajo

No enviar el certificado no es una simple descortesía administrativa: la normativa laboral lo considera una infracción grave en materia de Seguridad Social, tanto si no te lo entregan a ti como si no lo envían estando obligados a hacerlo por vía telemática.

La denuncia se presenta ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social mediante el escrito de denuncia IP-107, que puedes entregar de forma presencial en la Inspección Provincial, por correo postal o de forma telemática desde su página de denuncia de la Inspección. Hay que identificarse, pero el origen de la denuncia es confidencial y la Inspección está obligada a no revelar tu identidad a la empresa inspeccionada. Y si lo que discutes no es el retraso sino la causa del cese que figura en el certificado, mira antes qué diferencia hay entre un despido procedente y uno improcedente, porque de esa casilla depende tu derecho a cobrar.

El otro certificado de empresa: el de la Seguridad Social

Cuando alguien busca «certificado de empresa» puede estar buscando dos documentos muy distintos. El segundo es el que se presenta ante el INSS para tramitar prestaciones que no tienen nada que ver con el desempleo, y que gestiona la Seguridad Social con sus propios formularios.

La consecuencia práctica es simple: si estás tramitando una baja por incapacidad temporal o el permiso por nacimiento, el documento que necesitas no viaja por Certific@2 y no lo verás nunca en la consulta de certificados del SEPE. Pedirlo en la ventanilla equivocada te puede costar semanas de retraso.

Casos especiales: empleadas de hogar, ERTE y fijos discontinuos

No todos los trabajadores entran en la regla general. Estos tres colectivos tienen sus propias normas.

Empleadas de hogar

El Sistema Especial para Empleados de Hogar no está obligado a usar el Sistema RED, y la mayoría de quienes emplean en este régimen son particulares sin medios electrónicos para hacerlo. El SEPE reconoció por escrito esta contradicción en un criterio de junio de 2025: ahí admite que puede aceptarse el certificado en papel que aportes tú junto a tu solicitud, siempre que esté bien cumplimentado. Ese criterio no pide nada más. Lo que sí importa es que el certificado lleve bien marcada la causa del cese: desde septiembre de 2022 este colectivo tiene una casilla propia, la causa 35, para las extinciones del artículo 11.2 del Real Decreto 1620/2011. Si estás en este régimen, repasa cómo funciona el alta de una empleada de hogar y qué obligaciones tiene quien contrata.

ERTE y ERE

En un ERTE la empresa no hace un envío, sino tres: la comunicación previa de la medida colectiva, el certificado de empresa con los periodos de suspensión o reducción de jornada y el número de expediente, y una comunicación mensual al SEPE con los días de actividad e inactividad de cada persona afectada. Además tiene que avisar al SEPE, antes de que ocurran, de las variaciones del calendario o del horario previsto, porque de esos datos depende lo que cobras cada mes. En un ERE, donde la extinción es definitiva, el certificado recoge la causa del cese como despido colectivo.

Fijos discontinuos y contratos temporales

Aquí hay una excepción, pero con condición: la empresa solo se libra de enviar un certificado por cada cese cuando esos ceses entran en la tramitación agrupada o única de prestaciones, que es el caso típico de los trabajadores fijos discontinuos y de quien encadena contratos temporales dentro del mes con la misma empresa. Si tu cese como fijo discontinuo no va por esa vía agrupada, el certificado se envía como en cualquier otro cese. En su lugar, la solicitud agrupada se acompaña de un certificado que acredita los días trabajados o retribuidos en el mes anterior a la última situación legal de desempleo. Y en un fin de contrato temporal ordinario, el certificado no es el único medio: la situación legal de desempleo también puede acreditarse con la copia del contrato o la comunicación del cese.

Plazo para pedir el paro con el certificado de empresa

El certificado es obligación de la empresa, pero el plazo es tuyo. Tienes 15 días hábiles desde el día siguiente a la situación legal de desempleo para presentar la solicitud, según indica el propio SEPE. Y si dejaste vacaciones sin disfrutar, ese plazo no empieza a contar hasta que termina el periodo de vacaciones que figura en el certificado.

Antes o a la vez tienes que dejar resuelto el otro trámite básico: la inscripción como demandante de empleo. Si no sabes cómo va, aquí explicamos cómo funciona la demanda de empleo y el DARDE. Y una vez reconocida la prestación, podrás ir siguiendo el saldo: cuánto paro te queda acumulado.

Otras ayudas y trámites relacionados

El certificado de empresa es la puerta de entrada, pero rara vez es el único trámite que toca cuando se termina un trabajo. Estas guías cubren lo que suele venir justo después.