El certificado de defunción es el documento oficial que acredita que una persona ha fallecido, lo expide el Registro Civil y es completamente gratuito. Es el primer papel que hay que conseguir cuando muere un familiar, porque sin él no se puede pedir el auxilio por defunción, ni la pensión de viudedad, ni tramitar la herencia. En esta guía de trámites y documentos oficiales te explicamos qué tipos hay, quién puede pedirlo, cómo se solicita por internet y para qué ayudas te lo van a exigir.

Qué es el certificado de defunción y qué acredita

El certificado de defunción es la certificación que expide el Registro Civil y que, en palabras de la Ley 20/2011 del Registro Civil, da fe de la muerte de una persona y de la fecha, la hora y el lugar en que se produce. Es el documento que te van a pedir en el INSS, en el notario y en Hacienda para la herencia, y también en el banco. Ojo con un detalle poco conocido: la Administración solo puede exigírtelo cuando no tenga ya ese dato o no pueda consultarlo por medios electrónicos.

Quizá lo hayas oído nombrar de otras formas. Partida de defunción, acta de defunción y certificado de defunción se usan en la práctica como sinónimos: hablan del mismo documento, igual que ocurre con el certificado de nacimiento o con el certificado de matrimonio. En la ley se le llama certificación (artículos 81 y 82) y, en el artículo 62.3, certificado de la defunción.

Cuando el Registro Civil inscribe la defunción ocurren dos cosas más que interesa conocer: se cierra el registro individual de esa persona y su código personal no vuelve a asignarse nunca a nadie.

Certificado de defunción y certificado médico de defunción no son lo mismo

Es la confusión más común y hay que deshacerla pronto, porque son dos documentos distintos, de dos manos distintas. El certificado médico de defunción lo firma el médico que constata la muerte, en un modelo oficial, y es el papel que hace posible la inscripción: el Registro Civil no inscribe una defunción sin acreditación médica. Si no hay certificado médico, está incompleto o el Encargado ve que falta documentación, la ley da salida y pide un dictamen médico; y si el cuerpo ha desaparecido o se enterró antes de inscribirlo, hace falta una resolución judicial.

El certificado de defunción, en cambio, lo expide el Registro Civil una vez practicada la inscripción, y es el que sirve para trámites y prestaciones. Si alguien te pide «el certificado de defunción» para pagarte una ayuda o para justificar los días de permiso por fallecimiento en el trabajo, te está pidiendo este, no el del médico.

Quién está obligado a declarar la defunción

La ley señala a la dirección del hospital o del centro sanitario donde se produzca, al médico que la certifica si ocurre fuera de un centro, a los parientes del difunto o a quien estos autoricen y al director del establecimiento o a cualquier habitante de la casa donde ocurra. Si simplemente te has enterado de un fallecimiento, no tienes que inscribirlo: basta con comunicarlo a la autoridad competente, que es la que queda obligada a promover la inscripción. Los centros sanitarios lo comunican además por medios electrónicos al Registro Civil y al Instituto Nacional de Estadística, igual que hacen con los nacimientos, que desde la reforma ya no se anotan en un Libro de Familia sino en el registro individual electrónico de cada persona.

Tipos de certificado de defunción: literal, en extracto y plurilingüe

No hay un único certificado, y pedir el que no es obliga a repetir el trámite. Los certificados pueden ser positivos (cuando la defunción está inscrita) o negativos (cuando acreditan que en ese Registro no consta la inscripción). Y dentro de los positivos, la ley distingue entre la certificación literal y la certificación en extracto.

Por defecto te dan el extracto, no el literal

La Ley 20/2011 es muy clara: salvo que lo pidas expresamente en sentido contrario, el Registro expide la certificación en extracto. Es decir, si no marcas la casilla del literal, te llega un resumen. Y el literal es justo el que exige el Ministerio para pedir el certificado de últimas voluntades por correo o presencialmente, así que merece la pena pedir siempre el literal, salvo que vayas a usarlo fuera de España: para eso el que te interesa es el plurilingüe.

El certificado plurilingüe, para usarlo fuera de España

El plurilingüe se rige por el Convenio número 16 de la Comisión Internacional del Estado Civil (CIEC) sobre expedición de certificaciones plurilingües de las actas del Registro Civil, hecho en Viena el 8 de septiembre de 1976. Su gran ventaja es que en los países vinculados por ese Convenio se acepta sin legalización ni apostilla. Dentro de la Unión Europea funciona además el Reglamento (UE) 2016/1191, aplicable desde el 16 de febrero de 2019, que suprime la legalización y permite adjuntar un impreso estándar multilingüe. Ojo con este último: ese impreso no sustituye al certificado, es solo una ayuda a la traducción y no tiene valor jurídico por sí mismo.

Quién puede pedir un certificado de defunción

Aquí circula un bulo muy extendido: que solo pueden pedirlo los familiares directos. No es así. La Ley 20/2011 no exige acreditar parentesco ni interés para obtener una certificación: el Registro Civil es público y reconoce a los ciudadanos el derecho a obtener certificaciones.

Lo que sí está restringido es un grupo cerrado y muy concreto de datos especialmente protegidos: la filiación adoptiva y la desconocida, la discapacidad y las medidas de apoyo (algo distinto del certificado de discapacidad), los cambios de apellidos autorizados por ser víctima de violencia de género, la rectificación de sexo, las causas de privación o suspensión de la patria potestad y el matrimonio secreto. Normalmente nada de eso aparece en una inscripción de defunción. Para acceder a esos datos cuando la persona ha fallecido hace falta autorización de un juez, y la ley presume interés legítimo en el cónyuge o la pareja de hecho y en ascendientes y descendientes hasta el segundo grado.

Sí hay un matiz importante y poco conocido: si la defunción está anotada en un libro antiguo que todavía no se ha digitalizado, sigue rigiendo la Ley del Registro Civil de 1957, según la cual el Registro es público para quienes tengan interés en conocer los asientos. En esos casos concretos sí pueden pedirte que expliques para qué lo quieres.

Cómo pedir el certificado de defunción online y paso a paso

Hay tres vías y todas son gratuitas: por internet, presencialmente y por correo postal. Y hay una buena noticia: ya no hace falta ir al Registro Civil del pueblo donde murió la persona. Con la Ley 20/2011 el Registro Civil es único y puedes pedir la certificación en cualquier oficina o por medios electrónicos, vivas donde vivas.

Por internet con Cl@ve o certificado digital

Es la vía más rápida. Se entra en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia y se elige el trámite de certificado de defunción con identificación electrónica. La sede pide certificado digital o estar registrado en Cl@ve. Si los datos están disponibles, el certificado se expide en el momento y te lo descargas. Si no tienes ninguna de las dos cosas, puedes sacarte el certificado digital de la FNMT, dejarlo listo en el móvil, activar los certificados de tu DNI electrónico o darte de alta en Cl@ve PIN y Cl@ve Permanente.

Por internet sin certificado digital ni Cl@ve

También se puede, y es la opción de la mayoría. Se rellena el formulario de solicitud sin identificación electrónica indicando los datos del fallecido y un domicilio. La contrapartida es que el certificado se remite siempre por correo ordinario a esa dirección, nunca al momento. Un aviso práctico: no podrás repetir la misma solicitud hasta pasados 15 días desde la anterior, así que conviene revisar bien los datos antes de enviar. Puedes acceder al trámite en la sede electrónica del Ministerio de Justicia.

Presencialmente o por correo postal

Si prefieres el mostrador, puedes acudir a cualquier Oficina del Registro Civil con tu DNI y los datos del fallecido (nombre y apellidos, fecha y lugar del fallecimiento). Es la vía a la que hay que recurrir cuando la inscripción es antigua o se practicó en un juzgado de paz y la solicitud por internet no sale adelante. La tercera opción es enviar la solicitud por correo postal al Registro Civil, indicando la dirección a la que quieres que te lo manden.

Cuánto cuesta el certificado de defunción y cuánto tarda

El certificado de defunción no cuesta nada. La Ley 20/2011 define el Registro Civil como público y único para toda España, y la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública lo describe como un registro «único, público, gratuito, electrónico e interoperable». No hay tasa estatal por el certificado de defunción, ni por internet ni en ventanilla.

Hay que decirlo claro, porque circulan muchas webs de intermediación que cobran por «gestionarlo»: lo que te están cobrando es su gestión, no una tasa oficial. La tasa de 3,86 euros que sí existe es la de otros certificados del Ministerio: el de antecedentes penales, el de últimas voluntades y el de contratos de seguros de cobertura de fallecimiento. Nada que ver con este.

Sobre los plazos hay que ser honestos: el Ministerio no publica un plazo oficial de entrega. Lo que sí dice la ley es que el Registro practica la inscripción y expide el certificado de forma inmediata, y la propia sede advierte de que, si el dato está disponible, la certificación se expide en el momento; si no lo está, el sistema te informa de que lo recibirás por correo postal. Otro documento gratuito que te van a pedir en casi todas estas gestiones es el certificado de titularidad de la cuenta bancaria.

Para qué ayudas y prestaciones necesitas el certificado de defunción

Casi todo el mundo llega a este documento por el mismo motivo: sin él no se puede cobrar ninguna de estas prestaciones. Es el papel que abre la puerta a las prestaciones por muerte y supervivencia de la Seguridad Social, a la herencia y a los permisos laborales. Y algunas de esas puertas se cierran con el tiempo, así que el orden importa.

Auxilio por defunción: 46,50 euros

Es un pago único de la Seguridad Social para atender los gastos del sepelio, con una cuantía fija de 46,50 euros. Lo cobra quien haya pagado el entierro, y entre los documentos que exige el INSS está la certificación del acta de defunción. Pero no lo genera cualquier fallecimiento: la persona fallecida tenía que estar afiliada y en alta o en situación asimilada al alta en la Seguridad Social al morir, ser pensionista de jubilación o de incapacidad permanente contributiva, o estar cobrando un subsidio de incapacidad temporal, riesgo durante el embarazo, nacimiento y cuidado de menor o riesgo durante la lactancia. Hay un caso que despista mucho: si el fallecido no estaba en alta pero tenía 15 años cotizados, sus familiares pueden cobrar pensión de viudedad y, en cambio, no hay auxilio por defunción. Atención al plazo: a diferencia del resto de prestaciones por fallecimiento, el auxilio por defunción sí prescribe, a los cinco años. Si los gastos del entierro os dejan en una situación límite, mira también las ayudas de emergencia social, que gestionan los servicios sociales de tu ayuntamiento o de tu comunidad autónoma.

Pensión de viudedad y de orfandad

El certificado de defunción es documento obligatorio para solicitar la pensión de viudedad y la pensión de orfandad. Aquí hay un matiz que se explica mal muy a menudo: el derecho no caduca nunca (la ley lo declara imprescriptible), pero el dinero sí se pierde. Los efectos económicos solo se retrotraen tres meses desde la fecha en que presentas la solicitud. Traducido: si la pides dentro de los tres meses siguientes al fallecimiento, cobras desde el principio; si tardas más, pierdes todo lo anterior a esos tres meses. Puedes consultar las cuantías actualizadas de viudedad. Y si el fallecido no reunía los requisitos, que quede claro: no existe una viudedad «no contributiva», porque la ley solo prevé esa modalidad para la jubilación y la incapacidad, como puedes ver en las pensiones no contributivas. Lo que sí puede caber es la prestación temporal de viudedad, de dos años, cuando lo único que falla es el año de matrimonio o los dos de pareja de hecho; la pensión o el subsidio en favor de familiares, para quien convivía a cargo del fallecido; y, si no hay derecho a nada de eso, el ingreso mínimo vital.

Certificado de últimas voluntades y de seguros

Para saber si hay testamento y si el fallecido tenía seguros de vida hay que pedir dos certificados más al Ministerio de Justicia. Ambos comparten reglas: no se pueden solicitar hasta transcurridos 15 días hábiles desde el fallecimiento y llevan una tasa de 3,86 euros que se abona con el modelo 790-006. Para el de últimas voluntades hay una condición que ahorra papeleo: solo puedes pedirlo online si el fallecimiento es posterior al 2 de abril de 2009 y no se inscribió en un juzgado de paz; en cualquier otro caso tendrás que ir presencialmente o por correo adjuntando el certificado literal de defunción. En el de seguros, ten en cuenta que los datos solo permanecen cinco años desde la fecha de la defunción.

Herencia e impuesto de sucesiones

Para liquidar la herencia hay que presentar la certificación de defunción del causante junto con la del Registro General de Actos de Última Voluntad. El plazo es de seis meses desde el fallecimiento, prorrogables otros seis si pides la prórroga dentro de los cinco primeros meses. Cuánto se paga depende mucho de dónde vivas: compara las reglas del impuesto de sucesiones por comunidad y, si la herencia tributa en la Comunidad de Madrid, la rebaja del impuesto de sucesiones entre hermanos y sobrinos.

Permiso retribuido en el trabajo

El Estatuto de los Trabajadores reconoce 2 días de permiso retribuido por fallecimiento del cónyuge, la pareja de hecho o un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad, ampliables a 4 días si necesitas desplazarte. Ese es el mínimo legal: tu convenio colectivo puede darte más días, así que échale un vistazo. Tienes el detalle en los días de permiso por fallecimiento y en la guía de todos los permisos retribuidos.

Qué pasa con la pensión del fallecido y con su baja en la Seguridad Social

Es la duda que más angustia genera en las primeras semanas, y la respuesta es tranquilizadora: la mensualidad del mes del fallecimiento se cobra entera, muera la persona el día que muera. La pensión se devenga hasta el último día de ese mes y se abona el primer día hábil del mes siguiente. Puedes comprobar el calendario de pago de las pensiones para saber qué día entra.

Si queda alguna mensualidad devengada y no percibida, la reclaman los herederos por derecho civil. Y cuando el pago se hacía por ingreso en cuenta bancaria, ese dinero ya forma parte de la herencia y no hay que pedirlo aparte, salvo que la cuenta estuviera ya cancelada en el momento del pago. Si el fallecido cobraba una pensión mínima con complemento, revisa también qué pasa con ese complemento.

Sobre la baja del fallecido hay que ser prudente. La ley prevé que el Ministerio de Justicia facilite a las entidades gestoras los datos del Registro Civil que afecten a la extinción de prestaciones, pero no la declara automática. Lo sensato es comunicar el fallecimiento al INSS al tramitar la viudedad, la orfandad o el auxilio. Muchos de estos trámites se hacen desde Import@ss y desde la sede de la Seguridad Social; si prefieres llamar, aquí tienes los teléfonos del INSS.

Cuándo se inscribe la defunción y cuándo se puede enterrar

Merece la pena desmontar la frase más repetida sobre este tema: la ley no obliga a la familia a inscribir la defunción en 24 horas. Lo que dice la Ley 20/2011 es que los obligados a promover la inscripción informen a la mayor brevedad posible a la autoridad pública, y que el Registro practique la inscripción de forma inmediata en cuanto recibe la documentación.

Las famosas 24 horas existen, pero hay dos y ninguna es una obligación para la familia. La primera es el plazo en el que el propio Registro hace las comprobaciones y expide la licencia de enterramiento: es un plazo de la Administración, no un reloj en contra de quien acaba de perder a alguien. La segunda, que verás justo debajo, es el tiempo mínimo que debe pasar antes de enterrar o incinerar, y viene de la normativa sanitaria. Además, la familia casi nunca es quien tramita: lo habitual es que lo lleven el hospital y la funeraria, mientras vosotros os ocupáis de los días de permiso por fallecimiento y del resto del papeleo.

Cuándo se puede dar sepultura o incinerar

Sin la licencia que expide el Registro Civil no se puede enterrar ni incinerar. Y, con carácter general, deben transcurrir al menos 24 horas desde el fallecimiento: eso no está en la ley del Registro Civil, sino en el Reglamento de Policía Sanitaria Mortuoria (Decreto 2263/1974), que es norma estatal supletoria, porque la sanidad mortuoria es competencia de cada comunidad autónoma y casi todas tienen su propio decreto. Si hay indicios de muerte violenta, la inscripción por sí sola no concede la licencia: hace falta que lo autorice el órgano judicial. En esos casos el entierro o la incineración se retrasan hasta que llega esa autorización judicial. Los gastos del sepelio se atienden aparte, con el auxilio por defunción que se pide al INSS.

Casos especiales: fallecidos en el extranjero e inscripciones antiguas

Si un español fallece fuera de España, la defunción se inscribe en la Oficina Consular de la circunscripción correspondiente, aunque también puede solicitarse y practicarse en cualquier Oficina General. Desde 2026 hay un reparto nuevo: cuando la inscripción se basa en un documento público extranjero y quien la pide reside en España, la competencia es de la Oficina Central del Registro Civil (el antiguo Registro Civil Central); las oficinas generales ya no tramitan estos expedientes y solo hacen de ventanilla.

El otro caso frecuente son las inscripciones antiguas. El sistema informático del Registro Civil se llama DICIREG y desde enero de 2026 está implantado en todas las oficinas generales, colaboradoras y consulares. Lo que aún no está terminado es la digitalización del histórico: las defunciones se están volcando desde 1950 y las anteriores se recuperan progresivamente. Por eso, si la inscripción es muy antigua o se practicó en un juzgado de paz, puede que la vía online no funcione y tengas que pedirlo presencialmente o por correo, igual que ocurre con el certificado de nacimiento o el certificado de matrimonio de hace décadas.