Una notificación de la Seguridad Social no es una carta cualquiera: abre plazos, crea obligaciones y sigue su curso aunque no llegues a leerla. Desde que estos trámites con la Administración se digitalizaron, muchas de estas notificaciones se ponen a tu disposición en la Sede Electrónica, y quien las recibe por ahí solo tiene diez días naturales para abrirlas. Te contamos qué son, quién está obligado a recibirlas por internet, cómo consultarlas paso a paso y qué ocurre si se te pasa el plazo.

Qué son las notificaciones de la Seguridad Social

Las notificaciones de la Seguridad Social son actos administrativos que la Administración te pone a disposición y que producen efectos jurídicos: desde que se entienden notificadas empiezan a contar los plazos para pagar, alegar o recurrir. No son avisos informativos ni publicidad, y no dejan de tener efecto porque no las abras.

Tradicionalmente llegaban por correo postal certificado. Hoy, para la mayoría de empresas y trabajadores autónomos, se practican por vía electrónica mediante comparecencia en la Sede Electrónica de la Seguridad Social, tal y como fija el artículo 3.1 de la Orden ISM/903/2020. Dicho de otro modo: la notificación no te llega a casa, eres tú quien tiene que entrar en la Sede a recogerla.

Conviene deshacer aquí una confusión muy extendida. El Sistema RED no es el canal de las notificaciones: es un sistema distinto, pensado para el intercambio electrónico de datos de afiliación y cotización. Lo que ocurre es que, si tienes un autorizado RED, él también puede ver y firmar tus notificaciones.

Qué te puede llegar en una notificación

Por esta vía se notifican actos con consecuencias económicas reales. Estos son los principales:

• Actos de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS): inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización, liquidación, recaudación, sanciones e impugnaciones.
• Resoluciones del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) sobre prestaciones económicas: nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo, riesgo durante la lactancia natural, incapacidad temporal, incapacidad permanente, lesiones permanentes no incapacitantes, jubilación o viudedad.
• Reclamaciones de deuda, providencias de apremio y actos del procedimiento de apremio.
• Aplazamientos de pago y devoluciones de ingresos indebidos.
• Comunicaciones de inicio de un procedimiento.
• Actos y resoluciones del Instituto Social de la Marina.

Quién está obligado a recibir las notificaciones por internet

Circula por internet una lista antigua que ya no vale. La norma que manda es la Orden ISM/903/2020, de 24 de septiembre, y su artículo 4.1 obliga a recibir las notificaciones por medios electrónicos a estos colectivos:

• Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica.
• Quienes ejercen una profesión que exige colegiación obligatoria, cuando la notificación tiene que ver con esa actividad.
• Las personas físicas obligadas a incorporarse al Sistema RED, y también las que se han dado de alta en él por su cuenta.
• Quienes solicitan o cobran las prestaciones por nacimiento y cuidado de menor, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.
• Los apoderados inscritos en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social.

Estar en el Sistema RED, a su vez, es obligatorio para las empresas, sea cual sea su número de trabajadores, y para los autónomos del RETA, tengan o no trabajadores a su cargo. Lo fija el artículo 2.2 de la Orden ESS/484/2013. En la práctica, si cotizas como autónomo o tienes trabajadores por cuenta ajena, lo normal es que estés dentro, salvo las excepciones que ves justo debajo.

Quién no está obligado a entrar en el Sistema RED

La lista de exclusiones cambió en 2018 y muchas webs siguen publicando la anterior. La redacción vigente deja fuera de la obligación de incorporarse al Sistema RED a:

Cuidado con una cosa: quedar fuera del Sistema RED no siempre libra de las notificaciones electrónicas. Si encajas en otro de los supuestos del artículo 4.1 (por ejemplo, ser una persona jurídica, o pedir la prestación por nacimiento y cuidado de menor), sigues obligado a recibirlas por internet.

Hay además dos matices que conviene tener claros. La exención de empleados de hogar afecta a quien contrata, es decir, al empleador que cotiza, no a la persona empleada. Y en el mar la exclusión alcanza solo a esos dos grupos de cuenta propia: el resto de trabajadores del mar sigue dentro, y el Instituto Social de la Marina notifica igualmente por vía electrónica. Si has leído una lista de exenciones más larga, es la redacción anterior a 2018.

Si no estás obligado, puedes pedirlo tú

No estar obligado no significa que no puedas. El artículo 4.2 de la misma orden permite a cualquier persona física pedir voluntariamente recibir sus notificaciones por vía electrónica, desde el servicio correspondiente de la Sede Electrónica. Desde ese momento tus notificaciones solo se pondrán ahí, así que revisar la Sede pasa a ser cosa tuya.

La marcha atrás también existe: puedes manifestar en cualquier momento que quieres volver al papel. Los cambios de suscripción o de baja surten efecto a las 24 horas de hacer la gestión, así que no cuentes con que sea inmediato.

Cómo consultar mis notificaciones de la Seguridad Social paso a paso

Consultar tus notificaciones es sencillo, aunque la primera vez resulte algo lioso. El servicio se llama Consultar y firmar notificaciones telemáticas y cuelga del apartado Notificaciones Telemáticas. Estos son los pasos:

1. Entra en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.
2. Busca el apartado Notificaciones Telemáticas y abre el servicio Consultar y firmar notificaciones telemáticas.
3. Identifícate con tu certificado digital, tu Cl@ve Permanente o Cl@ve Móvil.
4. Revisa el listado de notificaciones pendientes y firma el acuse de recibo de la que quieras abrir.

Una vez dentro verás, para cada notificación, la prestación o procedimiento al que se refiere, la fecha de puesta a disposición (la que arranca el cómputo de diez días naturales), el destinatario, el estado en que se encuentra y la fecha y hora en que vence el plazo para la firma.

Si al entrar descubres que tienes deudas o expedientes abiertos, conviene que revises a la vez qué prestaciones y ayudas te corresponden, porque muchas se pierden simplemente por no pedirlas a tiempo.

Con qué te puedes identificar

Solo sirven tres formas de identificarte. Puedes entrar con un certificado electrónico admitido (el DNI electrónico sirve), con Cl@ve Permanente o con Cl@ve Móvil de nivel avanzado, esta última solo si actúas en tu propio nombre.

Hay dos límites que conviene tener claros. Las notificaciones que contienen datos de categoría especial, como los relativos a la salud, solo se abren con certificado electrónico o Cl@ve Permanente. Y si actúas como apoderado, hace falta certificado sí o sí. El acceso mediante SMS que usas en otros trámites no sirve aquí, y tampoco vale el Cl@ve PIN, el código de un solo uso que se emplea, por ejemplo, en la Agencia Tributaria.

Cómo firmar el acuse de recibo

Antes de ver el contenido tienes que aceptar expresamente la notificación. La Sede te muestra un aviso advirtiéndote de que ese acceso tiene valor de notificación, y solo cuando lo aceptas se abre el documento, que verás en formato PDF.

Puedes rechazarla, pero eso no te quita el problema de encima: la Administración hace constar el rechazo en el expediente, da por efectuado el trámite y el procedimiento sigue adelante igual.

Notificaciones del INSS: en qué se diferencian de las de la Tesorería

Las notificaciones del INSS no tienen un buzón aparte: se consultan en el mismo sitio. Lo que cambia es quién dicta el acto y qué te juegas. La Tesorería General se ocupa de afiliación, cotización y recaudación, mientras que el INSS resuelve las prestaciones económicas.

La diferencia práctica está en la obligatoriedad. Si solicitas o cobras la prestación por nacimiento y cuidado de menor, por riesgo durante el embarazo o por riesgo durante la lactancia, estás obligado a recibir la resolución por internet aunque seas un particular sin empresa ni actividad como autónomo.

Si no estás en ninguno de esos casos y no has pedido el canal electrónico, el INSS te notifica en tu domicilio, en papel. Aun así la notificación también se cuelga en la Sede por si prefieres abrirla ahí, y cuenta la fecha de la primera que se practique, sea la de papel o la electrónica, según el artículo 41.7 de la Ley 39/2015.

El plazo de 10 días: qué pasa si no abres la notificación

El plazo es corto y corre solo. El artículo 8.1 de la Orden ISM/903/2020 y el artículo 43.2 de la Ley 39/2015 dicen lo mismo: si pasan diez días naturales desde la puesta a disposición sin que accedas al contenido, la notificación se entiende rechazada.

Que se entienda rechazada no quiere decir que desaparezca. Quiere decir que el trámite se da por cumplido y el procedimiento continúa como si la hubieras leído. A partir de ese momento empiezan a correr los plazos para alegar o recurrir, y se te agotan sin que te enteres.

Son días naturales, no hábiles: cuentan sábados, domingos y festivos. Un puente largo o unas vacaciones se comen media ventana. Si lo que has recibido es una reclamación de deuda de la Tesorería, el propio documento te indica qué recurso cabe, ante qué órgano y en qué plazo (suele ser recurso de alzada en el plazo de un mes). Presentar el recurso no suspende por sí solo el cobro: para eso la normativa de recaudación exige garantizar la deuda. Si la cuantía es alta, contrasta tu caso con la Tesorería antes de que venza el plazo, y comprueba después si ya estás al corriente de pago.

Avisos por SMS y correo: cómo activarlos y por qué no bastan

Cuando hay una notificación esperándote, la Seguridad Social te manda un aviso al móvil o al correo electrónico. La ley prevé ese aviso, pero su falta no invalida la notificación: el artículo 8.2 de la Orden ISM/903/2020 lo dice expresamente, y el artículo 41.6 de la Ley 39/2015 lo repite.

Dicho esto, tener los datos al día ayuda mucho. Para darlos de alta o cambiarlos, entra en la Sede Electrónica, en Ciudadanos, Variación de Datos, y abre el servicio para comunicar o cambiar tu teléfono y tu correo electrónico. Puedes usarlo si tienes asignado número de afiliación, sea cual sea tu régimen. Te explicamos el detalle en nuestra guía sobre cómo cambiar o registrar tu teléfono en la Seguridad Social.

Si tienes un apoderado, sus datos de contacto se recogen en el propio registro de apoderamientos. Y si eres empresa o autónomo con autorizado RED, el aviso le llega a él a través de su propio programa.

Dónde más puedes ver tus notificaciones: Mi Carpeta Ciudadana y DEHú

No estás atado a la Sede de la Seguridad Social. Las notificaciones de la Tesorería y del INSS también se pueden consultar en la app y la web de Mi Carpeta Ciudadana y en la Dirección Electrónica Habilitada única, más conocida como DEHú.

Es la misma notificación en los tres sitios: si la abres en uno, queda abierta también en los demás, así que no vas a tener plazos distintos según por dónde entres. Para quien recibe notificaciones de varias administraciones a la vez, la DEHú suele ser lo más cómodo, porque las reúne todas en un único buzón.

Donde no vas a encontrarlas es en Import@ss. Ese portal es el de trámites de la Tesorería: ahí consultas tu vida laboral, tus deudas, tus altas y bajas o tus expedientes, y también puedes actualizar tu teléfono y tu correo. Pero las notificaciones administrativas no se leen ahí.

Cómo autorizar a tu gestoría a recibir tus notificaciones

Si prefieres que las gestione un profesional, puedes apoderar a un tercero. Se hace en el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social (lo verás en la Sede como REA o REAT), regulado por la Orden ISM/189/2021, dando poder para el trámite Recibir notificaciones y comunicaciones. El apoderado tiene que aceptar el poder expresamente: no basta con que tú lo otorgues.

Además del apoderado, si eres empresa o autónomo puede recibirlas tu autorizado RED. Ahora bien, solo puede haber un receptor adicional además de ti, así que hay que elegir entre apoderado o autorizado RED.

Cuenta además la fecha del primero que entre. Si tu gestoría abre la notificación un martes, el plazo empieza a correr para ti ese martes, te haya avisado o no.

Consejos para no perderte ninguna notificación

Una buena gestión de las notificaciones ahorra sustos y, sobre todo, dinero. Estos son los hábitos que marcan la diferencia:

• Entra en la Sede una vez por semana. Con esa frecuencia siempre te quedan días de margen dentro del plazo de diez.
• Mantén el teléfono y el correo actualizados. No garantizan nada legalmente, pero son tu primera línea de defensa. Revísalos también si cambias de número.
• Vigila la caducidad de tu identificación digital. El certificado digital caduca, y hay notificaciones, las que llevan datos de salud, que solo se abren con él o con Cl@ve Permanente.
• No confíes solo en el aviso. El buzón del Sistema RED recibe el aviso si tienes autorizado RED, pero la notificación en sí está en la Sede.
• Ante la duda, pregunta. La Seguridad Social tiene un número de información gratuito donde consultar antes de que el plazo se agote.