El Sistema RED de la Seguridad Social es uno de los trámites administrativos clave para empresas y autónomos: es el canal por el que empresas, autónomos y sus gestorías envían por internet las altas, las bajas y la cotización de sus trabajadores a la Tesorería General de la Seguridad Social. Aquí tienes quién está obligado a usarlo, en qué se diferencian RED Directo y RED Internet, cómo pedir la autorización paso a paso y a qué teléfono llamar si te atascas.

¿Qué es el Sistema RED de la Seguridad Social?

El Sistema RED es un servicio de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) para intercambiar datos por vía electrónica con las empresas y los trabajadores autónomos. Sus siglas significan Remisión Electrónica de Datos.

A través de él se comunican la afiliación, las altas, bajas y variaciones de datos de los trabajadores, la cotización y la recaudación (con sus bases de cotización), los partes de incapacidad temporal y la suspensión del contrato cuando el trabajador pasa a cobrar una prestación. El objetivo es que todas esas gestiones se hagan en línea y sin papel.

Quién está obligado a usar el Sistema RED

Están obligados las empresas del Régimen General (y de los Regímenes Especiales del Mar y de la Minería del Carbón) y los autónomos, con o sin trabajadores, que eligen entre el Sistema RED o la Sede Electrónica. El número de trabajadores no cambia la obligación:

1. Empresas del Régimen General, agrupaciones de empresas y demás responsables de cotizar en ese régimen, y también en los Regímenes Especiales del Mar y de la Minería del Carbón, con independencia de cuántos trabajadores tengan.
2. Trabajadores autónomos, tengan o no trabajadores a su cargo. Están obligados, pero eligen el canal: incorporarse al Sistema RED o hacer sus trámites con la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

La incorporación al Sistema RED no es obligatoria para los profesionales taurinos, el Sistema Especial de Empleados de Hogar ni los autónomos del Régimen del Mar de los grupos segundo y tercero de cotización.

Las gestorías no figuran entre los obligados: son representantes de quienes sí lo están.

Trámites que puedes hacer con el Sistema RED online

Con el Sistema RED online las gestiones con la Tesorería se hacen de forma telemática. Son estas:

• Cotización a la Seguridad Social: presentación de liquidaciones y recaudación de las cuotas.
• Afiliación de trabajadores: altas, bajas, consultas y variaciones de datos.
• Partes de baja por incapacidad temporal.
• Comunicación de la suspensión del contrato cuando el trabajador cobra una prestación.
• Gestión de autorizaciones y de los códigos que maneja cada autorizado.

RED Directo y RED Internet: en qué se diferencian

Hay dos formas de trabajar en el Sistema RED, y ninguna de las dos se impone por el tamaño de la plantilla:

• RED Directo: es el servicio que la TGSS ofrece a las pequeñas empresas con 15 o menos trabajadores: conexión directa con la TGSS a través de la web de la Seguridad Social.
• RED Internet: los datos se envían y reciben en ficheros con una estructura determinada.

En los dos casos necesitas la misma autorización de la TGSS y un certificado digital admitido. Tener más o menos de 15 empleados no decide si estás obligado: eso depende de tu régimen de cotización, y los autónomos eligen entre RED y la Sede Electrónica.

Cómo darse de alta en el Sistema RED paso a paso

Antes de empezar, decide si vas a gestionar tú los trámites de tu empresa o si lo hará un representante (una gestoría o un profesional colegiado) en tu nombre. Después, sigue estos pasos.

1. Consigue un certificado electrónico

Es imprescindible tener un certificado electrónico admitido que acredite tu identidad. Para conseguirlo, acude a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Tributaria o la Cámara de Comercio y haz el trámite.

2. Pide la autorización RED a la TGSS

Para operar en el Sistema RED hay que estar autorizado por la TGSS. La autorización puede ser de dos tipos:

• En nombre propio: cuando vas a transmitir los datos de tu propia empresa o de tu actividad como autónomo.
• En nombre de otros: cuando vas a gestionar los trámites de terceros, como hace una gestoría.

En ambos casos se presenta la solicitud de autorización (formulario FR101), que puedes cumplimentar y presentar en la Sede Electrónica (servicio «Autorización para el uso del Sistema RED») o en la Unidad de Atención al Usuario de la TGSS, junto con:

• Fotocopia del documento identificativo del solicitante.
• Documentación que acredite la representación de la persona jurídica o de la persona física.
• Si el representante es un profesional colegiado, el certificado de colegiado.

3. Comunica los CCC y NAF que vas a gestionar

Con la autorización concedida, para empezar a enviar datos se comunican a la TGSS los Códigos Cuenta de Cotización (CCC) de la empresa y los números de afiliación (NAF) cuyos datos vas a transmitir por RED. Si actúas en nombre de otros, además tienes que acreditar la representación de cada empresa o autónomo.

4. Confirmación de la asignación al autorizado RED

Cuando los códigos se asignan a un autorizado que actúa en nombre de otro, como una gestoría: la empresa titular puede confirmar la asignación de sus CCC o NAF en la Sede Electrónica (servicio «Confirmación de asignación de CCCs o NAFs a un autorizado RED»).

5. Gestión de usuarios

Con la asignación hecha, el titular puede consultar qué autorizados gestionan sus trámites y ver el registro histórico de todos sus representantes. También puede retirar la representación concedida al autorizado desde la Sede Electrónica (servicio «Rescisión de CCCs y NAFs asignados a un autorizado RED»).

Teléfono y ayuda para usar el Sistema RED

Si tienes dudas sobre cómo utilizar el Sistema RED, las Unidades de Atención al Usuario tienen un servicio de atención telefónica propio para los usuarios RED. Atiende de lunes a jueves de 9:00 a 18:00 y los viernes de 9:00 a 14:30, excepto festivos:

• 901 50 20 50
• 91 541 02 91

También puedes consultar los manuales de usuario que publica la Seguridad Social. Y para las incidencias con los envíos tienes CASIA, el servicio de Coordinación, Atención y Soporte Integral al Autorizado RED: sirve para hacer consultas y plantear dudas o incidencias en la gestión de ficheros, entre otras cosas.

Acceso al Sistema RED

Entra en la plataforma que te corresponda (RED Internet o RED Directo) con tu certificado electrónico instalado en el ordenador o el móvil. Recuerda que solo podrás operar si estás autorizado por la TGSS y has comunicado los códigos con los que vas a trabajar.

Tramitar altas y bajas de trabajadores en el Sistema RED

Una vez dentro, elige el trámite que quieras hacer. Para dar de alta o de baja a un trabajador en la Seguridad Social, entra en la sección de afiliación del Sistema RED Online y selecciona la gestión.