Qué es VeriFactu y por qué afecta a los autónomos

VeriFactu no es una app ni un programa concreto. Es un conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir todos los softwares de facturación que se usen en España. El nombre oficial es Reglamento de Requisitos de los Sistemas y Programas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado mediante el Real Decreto 1007/2023.

El objetivo es claro: que ninguna factura pueda alterarse, borrarse ni manipularse una vez emitida. Hacienda quiere trazabilidad total del proceso de facturación para combatir el fraude fiscal. La idea es que cada factura quede registrada, sellada e intacta desde el momento en que se genera.

Para entenderlo de forma sencilla: antes, si querías modificar o eliminar una factura en tu programa, podías hacerlo sin dejar rastro. Con VeriFactu, eso deja de ser posible. Cualquier cambio queda registrado, y si quieres corregir algo, tendrás que emitir una factura rectificativa.

Todo esto se enmarca en la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y está impulsado también por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), dos normas que buscan digitalizar la economía española y reducir la economía sumergida.

A quién afecta VeriFactu: ¿estás obligado?

VeriFactu afecta a todos los autónomos y empresas que usen software para emitir facturas. No importa el sector, el tamaño del negocio ni cuánto factures al año. Si usas un programa de facturación, tendrás que adaptarte.

En concreto, la obligación alcanza a:

• Autónomos que usen cualquier aplicación o programa para facturar (apps móviles, software de escritorio, herramientas en la nube).
• Pequeñas y medianas empresas con software de gestión o ERP.
• Negocios con TPV (terminal punto de venta) que emitan tickets con software.
• Tiendas online que facturen con herramientas digitales.

¿Quién queda fuera? Principalmente dos grupos:

• Los que ya usan el SII (Suministro Inmediato de Información), un sistema de reporte a la AEAT que ya aplica a las grandes empresas con más de 6 millones de euros anuales. Para ellos existe un régimen específico.
• Los autónomos que facturan de forma completamente manual, sin ningún software (a mano o con documentos Word o Excel sin automatización).

Si tienes dudas sobre si te afecta o no, la respuesta más probable es que sí. La inmensa mayoría de autónomos digitalizados están dentro del ámbito de aplicación.

Cuándo es obligatorio VeriFactu para autónomos: los plazos actualizados

Este es el punto que más confusión genera, porque los plazos han cambiado varias veces. La última actualización llega con el Real Decreto-ley 15/2025, publicado en el BOE en diciembre de 2025, que retrasó la obligatoriedad un año respecto a los plazos anteriores. Las fechas vigentes son las que os dejamos a continuación.

Plazos de entrada en vigor de VeriFactu

El año 2026 se convierte en la práctica en un año de transición voluntaria: puedes empezar a adaptar tu sistema ya, sin que sea todavía obligatorio. Muchos proveedores de software ya tienen versiones compatibles disponibles, y adaptarse ahora te evitará carreras de última hora.

Cómo funciona VeriFactu: qué cambia en tu software de facturación

Si tu programa de facturación está adaptado a VeriFactu, los cambios que notarás en tu día a día son concretos y fáciles de entender:

Facturas con código QR obligatorio

Cada factura que emitas deberá llevar un código QR que permite verificar su autenticidad. Cualquier persona que reciba tu factura podrá escanear ese código para comprobar que es real y que no ha sido modificada. Este QR enlaza bien con la plataforma de verificación de la AEAT (si has activado el envío en tiempo real) o con tu propio sistema (si no lo has activado).

Registros de facturación encadenados e inalterables

El software debe generar un registro de cada factura que queda sellado mediante un sistema de huella digital (llamado técnicamente «hash encadenado»). Esto significa que cada registro está vinculado al anterior, de forma que si alguien intentara modificar o borrar una factura, el sistema lo detectaría inmediatamente. No se puede tocar nada sin dejar rastro.

Dos modalidades: con o sin envío a Hacienda en tiempo real

Aquí está una distinción importante que no siempre se explica bien. Existen dos formas de cumplir con la normativa:

• Modalidad VeriFactu (con envío a la AEAT): cada factura se envía automáticamente a Hacienda en el momento de emitirla. Las facturas llevan la etiqueta «factura verificable» y el QR enlaza directamente con la página de la AEAT. Es la modalidad recomendada porque simplifica las inspecciones y da más seguridad jurídica.
• Modalidad no VeriFactu (sin envío a la AEAT): el software guarda los registros de forma segura en tu sistema y los pone a disposición de Hacienda cuando te los solicita. El QR sigue siendo obligatorio, pero enlaza con tu propio sistema en vez de con la AEAT. Es una opción válida, aunque menos cómoda en caso de inspección.

En ambos casos, el software tiene que cumplir todos los requisitos técnicos del RRSIF. La diferencia es dónde se guardan los registros y si se envían o no en tiempo real.

Trazabilidad de documentos previos

Un cambio que pasa desapercibido pero que tiene consecuencias prácticas: con VeriFactu, todos los documentos previos a una factura también deberán conservarse con trazabilidad. Esto incluye presupuestos, proformas, borradores y albaranes. Ya no podrás eliminarlos sin dejar rastro, aunque no lleguen a convertirse en factura final.

Qué es el RRSIF y su relación con la Ley Crea y Crece

Es fácil confundirse entre VeriFactu, el RRSIF y la factura electrónica obligatoria. Son cosas distintas pero relacionadas, y como autónomo te conviene tenerlas claras.

El RRSIF (Reglamento de Requisitos de los Sistemas y Programas Informáticos de Facturación) es la norma técnica que regula cómo tiene que funcionar el software que usas. Establece los requisitos que deben cumplir los programas: hash encadenado, registro de eventos, QR, exportación estandarizada de datos, etc. VeriFactu es, en la práctica, el sistema que surge de aplicar ese reglamento.

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) es una norma diferente que obliga a que las facturas entre empresas y profesionales (lo que se llama B2B, o negocio a negocio) se emitan y se reciban en formato electrónico estructurado. No habla de cómo funciona el software internamente, sino del formato en que se intercambian las facturas. Sus plazos están pendientes de confirmación definitiva mediante reglamento, pero se espera que afecte también a los autónomos.

En resumen: VeriFactu controla la integridad interna de tus facturas. La Ley Crea y Crece controla cómo las envías y recibes. Son dos capas distintas de la misma transformación digital de la facturación en España.

Sanciones por incumplimiento de VeriFactu

Las multas previstas son serias. No cumplir con VeriFactu no es una infracción menor, y Hacienda tiene mecanismos para detectarlo: en inspecciones rutinarias, cuando un cliente intenta verificar tu factura con el QR y el sistema no funciona, o cuando pide tus registros y no cumplen los requisitos técnicos.

El régimen sancionador establece:

• Hasta 50.000 euros por ejercicio para autónomos y empresas que usen software que no cumple con los requisitos del RRSIF. Esta multa es fija: no importa cuánto factures al año.
• Hasta 150.000 euros para los desarrolladores y comercializadores de software que vendan programas que no cumplen la normativa o que permitan doble contabilidad, omitir facturas o evitar la trazabilidad.
• 150 euros por cada factura emitida sin el código QR obligatorio o sin el código de integridad, con un límite de 6.000 euros por trimestre.

Las sanciones se aplicarán una vez vencido el plazo de obligatoriedad. No hay un periodo de gracia oficial confirmado, así que no conviene apurar.

Cómo prepararte para VeriFactu si eres autónomo

Tienes margen, pero no conviene dejarlo para el último momento. Estos son los pasos que debes dar:

1. Comprueba si tu software actual es compatible

Contacta con el proveedor de tu programa de facturación y pregúntale directamente si su herramienta cumple ya con los requisitos del RRSIF o cuándo estará adaptada. La mayoría de los grandes proveedores (Holded, Sage, Billin, Quipu, ContaSimple, Odoo, Dolibarr, FacturaScripts y otros) ya trabajan en versiones compatibles o las tienen disponibles.

2. Si vas a cambiar de software, hazlo con tiempo

Si tu programa actual no tiene prevista la adaptación o va a dejar de tener soporte, este es el momento de buscar alternativa. Cambiar de software implica tiempo de aprendizaje, migración de datos y posibles ajustes en tus procesos. Hacerlo con un año de margen es muy diferente a hacerlo en los últimos días antes de la fecha límite.

3. Decide qué modalidad te conviene

Valora si prefieres la modalidad con envío en tiempo real a la AEAT o sin él. Para la mayoría de autónomos, la modalidad VeriFactu con envío a Hacienda es más cómoda a largo plazo: simplifica las inspecciones y reduce el riesgo de errores. Si ya tienes un asesor o gestoría, consúltale cuál encaja mejor con tu situación.

4. Habla con tu asesoría

Si llevas tu facturación a través de una gestoría, asegúrate de que ellos también están adaptados. La responsabilidad final sobre la correcta emisión de tus facturas recae en ti como autónomo, aunque quien emita la factura sea tu gestor. Pídele que te confirme por escrito que el software que usan cumplirá con VeriFactu antes de julio de 2027.

5. Conserva todos tus documentos previos

Recuerda que con VeriFactu también deberás guardar los borradores, proformas y albaranes. Si tienes costumbre de eliminar estos documentos una vez cerrada la operación, crea un procedimiento interno para conservarlos desde ahora.

VeriFactu y la factura electrónica obligatoria: ¿son lo mismo?

Esta es la pregunta que más confusión genera entre autónomos. La respuesta corta es no: son dos normativas distintas, aunque van de la mano y afectarán a los mismos.

VeriFactu regula el funcionamiento interno de tu software de facturación: integridad, trazabilidad, QR, registros inalterables. No dice nada sobre el formato en que envías las facturas a tus clientes.

La factura electrónica obligatoria (que viene de la Ley Crea y Crece) obliga a que las facturas entre empresas y profesionales se emitan en un formato digital estructurado (como XML o Facturae) y se intercambien a través de plataformas habilitadas. Sí regula el formato y el canal de envío. Su reglamento de desarrollo sigue pendiente de aprobación definitiva, por lo que los plazos exactos para autónomos no están aún del todo cerrados.

Lo importante es que ambas normativas van en la misma dirección: la digitalización completa de la facturación en España. Adaptarte a una te facilitará adaptarte a la otra.